قدم اول : تحقیق و مشاوره باشگاه مشتریان
شاید این تعیین‌کننده ترین قدم در راه‌اندازی موفق باشگاه مشتریان باشد. قبل از اینکه دموی برنامه باشگاه مشتریان یک شرکت ارائه کننده خدمات باشگاه مشتریان را مشاهده کنید سعی کنید تا شناخت درست و دقیقی از آن شرکت بدست بیاورید.
در رابطه با راهنمای خرید باشگاه مشتریان قبلا بصورت کامل توضیح داده‌ایم. ممکن است ظاهر دموی برنامه باشگاه مشتریان و رنگ و لعاب آن شما را از انتخاب درست دور کند؛ بنابراین پیش از اینکه به اولین جلسه مشاوره و دموی باشگاه مشتریان بروید، از یک مشاور در زمینه مارکتینگ کمک بگیرید تا سناریو و استراتژی راه اندازی باشگاه مشتریان شما را با توجه به نوع کسب‌وکارتان مشخص کند. اهداف خود را از راه اندازی باشگاه مشتریان لیست کنید و با سوالات مشخص به جلسات مشاوره برای پیاده‌سازی باشگاه مشتریان بروید.
در جلسات مشاوره باشگاه مشتریان سه مورد را به دقت و بصورت جداگانه بررسی کنید :
1. تخصص و تجربه تیم فنی‌ای که قرار است باشگاه مشتریان شما را طراحی و پیاده‌سازی کند چقدر است.
2. میزان انطباق امکانات نرم افزار باشگاه مشتریان با برنامه های وفاداری شما و استراتژی و سناریوی باشگاه مشتریان که از قبل آماده کرده‌اید چقدر است.
3. پرسیدن سوالات دقیق در مورد نحوه پشتیبانی، خدمات پس از فروش و توسعه و شخصی‌سازی نرم افزار باشگاه مشتریان
اگر بهترین نرم افزار باشگاه مشتریان را هم در اختیار داشته باشید اما از همراهی مشاوران و آینده شرکتی که نرم افزار را از آن خریداری می‌کنید مطمئن نباشید بازهم ممکن است نتیجه مطلوب را بدست نیاورید. حتما از کسب‌وکارهایی که قبلا در زمینه پیاده سازی باشگاه مشتریان با این شرکت همکاری داشته اند در این مورد سوال کنید.
قدم دوم : عقد قرارداد باشگاه مشتریان
اگر تصمیم خود را برای طراحی و پیاده‌سازی باشگاه مشتریان گرفته‌اید، عقد قرارداد دومین مرحله مهم شما برای موفقیت در اجرای یک برنامه وفاداری است. از تمام شرکت‌هایی که در زمینه فروش باشگاه مشتریان فعال هستند بخواهید تا نمونه قرارداد راه‌اندازی باشگاه مشتریان خود را برای شما ارسال کنند. بند مربوط به محرمانگی اطلاعات، نحوه پشتیبانی، منبع ذخیره‌سازی اطلاعات باشگاه مشتریان، مشاوره و ارائه راهکارها پس از پیاده‌سازی باشگاه مشتریان و بسیاری ریزه‌کاری های دیگر، نکاتی هستند که باید در قرارداد باشگاه مشتریان به آن توجه کافی داشته باشید.اگر تصمیم خود را برای طراحی و پیاده‌سازی باشگاه مشتریان گرفته‌اید، عقد قرارداد دومین مرحله مهم شما برای موفقیت در اجرای یک برنامه وفاداری است. از تمام شرکت‌هایی که در زمینه فروش باشگاه مشتریان فعال هستند بخواهید تا نمونه قرارداد راه‌اندازی باشگاه مشتریان خود را برای شما ارسال کنند. بند مربوط به محرمانگی اطلاعات، نحوه پشتیبانی، منبع ذخیره‌سازی اطلاعات باشگاه مشتریان، مشاوره و ارائه راهکارها پس از پیاده‌سازی باشگاه مشتریان و بسیاری ریزه‌کاری های دیگر، نکاتی هستند که باید در قرارداد باشگاه مشتریان به آن توجه کافی داشته باشید.
قدم سوم : طراحی کارت باشگاه مشتریان و تهیه سخت‌افزار لازم
فراموش نکنید که کارت باشگاه مشترین نماینده برند و برنامه وفاداری شما در کیف پول مشتری است، هرچقدر کارت باشگاه مشتریان حرفه‌ای تر طراحی شده باشد شما در تبلیغات دهان به دهان توسط مشتریان خود موفق‌تر خواهید بود و احتمال اینکه مشتری کارت شما را به دیگران نشان دهد بیشتر می‌شود. این کارت باید دارای خصوصیاتی باشد که در بخش مربوط به همه چیز درمورد کارت باشگاه مشتریان به آن پرداخته شده‌است.
همچنین سخت‌افزار لازم برای پیاده سازی باشگاه مشتریان باید با توجه به نوع کارت و نرم‌افزاری که طراحی شده است تهیه و نصب شود. در مورد سخت‌افزار باشگاه مشتریان نیز به در دسترس بودن، سرعت عمل و سادگی کار با آن توسط اپراتور باشگاه مشتریان توجه لازم را داشته باشید.
قدم چهارم : طراحی، پیاده‌سازی و راه‌اندازی باشگاه مشتریان
در این مرحله باشگاه مشتریان شما باید مرحله به مرحله و طبق سناریو¬ی باشگاه مشتریان که از قبل آماده کرده‌اید، طراحی و پیاده‌سازی شود.
نکته قابل توجه در این مرحله این است که تمامی شرایط خرید مشتری را در حالت های مختلف پیش بینی و بررسی کنید؛ ممکن است شما برای گروه های کالایی خاص، گروه مشتریان خاص، سطح خاصی از مشتریان، میزان مشخصی از خرید و بسیاری از شرایط دیگر برنامه ریزی های جداگانه‌ای داشته باشید. در زمان پیاده سازی باشگاه مشتریان باید بصورت شبیه‌سازی شده تست کنید که این برنامه های وفاداری شرایط زیر را داشته باشند :
1. پیاده سازی برنامه های وفاداری باید ساده و قابل درک باشد.
سیاست های باشگاه مشتریان خود را بصورت آزمایشی با کسانی که از جنس مشتریان هدف شما هستند مطرح کنید و نظر آنها را جویا شوید. ممکن است یک برنامه وفاداری از نظر شما بسیار ساده و قابل درک باشد اما وقتی آنرا برای مشتریان هدف خود که دارای جنسیت، سن و یا سطح سواد خاصی هستند مطرح می‌کنید، آنرا درست متوجه نشوند و یا نتوانند با آن ارتباط برقرار کنند. یک نکته فرهنگی در این زمینه وجود دارد و آن این است:
درصد کمی از ایرانی ها اگر چیزی را درست متوجه نشوند در مورد آن سوال می‌کنند و معمولا از کنار آن عبور می‌کنند.
پس باید مطمئن شوید که مشتریان شما نه تنها می‌توانند با برنامه باشگاه مشتریان شما ارتباط برقرار کنند بلکه نسبت به آن حس خوبی دارند و مشتاق هستند که در آن مشارکت کنند. اگر طیف گسترده‌ای از مشتریان دارید باید برای انواع مختلف مشتریان خود سیاست های وفاداری جداگانه‌ای داشته باشید.
2. پیاده سازی برنامه های وفاداری باید سود شما را تضمین کند.
بسیار دیده‌ایم که یک برنامه باشگاه مشتریان به گونه‌ای پیاده سازی شده است که در آن مشتری به‌راحتی می‌تواند به نفع خود از آن سوء استفاده کند. این بدترین اتفاقی است که می‌تواند در زمان پیاده سازی یک برنامه وفاداری بیافتد. منافع راه اندازی باشگاه مشتریان باید بصورت برد - برد منافع فروشنده و مشتری را تامین کند. اگر اتفاقی غیر از این بیافتد کسب‌وکار ناچار است پس از مدتی آنرا متوقف کند و یا سیاست خود را تغییر دهد که این امر خود بی‌اعتمادی را در مشتری ایجاد کرده و به محبوبیت برند لطمه خواهد زد.
3. پیاده‌سازی باشگاه مشتریان باید اهداف بلند مدت و کوتاه مدت شما را پوشش دهد
افزایش فروش، وفادارسازی مشتریان، جذب مشتری جدید، برندسازی (برندینگ)، توسعه کسب‌وکار و افزایش شعب، توسعه تنوع محصول یا خدمات، محبوبیت در شبکه های اجتماعی و... ممکن است از اهداف شما برای پیاده سازی باشگاه مشتریان باشد. برنامه وفاداری خود را باید به گونه‌ای پیاده سازی و اجرا کنید که همه این اهداف را پوشش دهد و محقق شدن یک هدف به هدف دیگر لطمه ای را وارد نکند.
قدم پنجم : آموزش پرسنل و اپراتور باشگاه مشتریان پیش از راه‌اندازی
در بخش دیگری به اهمیت نیروی انسانی در باشگاه مشتریان پرداخته‌ایم. در اینجا تنها به ذکر این نکته بسنده می‌کنیم که اپراتور باشگاه مشتریان پل ارتباطی بین برنامه وفاداری شما و مشتری است، اگر این ارتباط درست برقرار نشود تمام تلاش‌های شما برای وفادارسازی مشتریان بی‌نتیجه خواهد ماند.
آموزش اجرای باشگاه مشتریان به اپراتورها به قدری اهمیت دارد که برندهای بزرگ برای کانتر باشگاه مشتریان خود فردی با روابط عمومی بالا و تحصیلات مرتبط را در نظر می‌گیرند و تمامی تکنیک های وفادارسازی مشتریان را به او آموزش می‌دهند. آنها به خوبی می‌دانند که
مشتری پیش از وفاداری به یک نرم افزار باید بتواند به یک انسان به عنوان نماینده آن برند اعتماد کند و این شروع یک رابطه پایدار میان مشتری و کسب‌وکار خواهد بود.
قدم ششم : توسعه و خدمات پس از پیاده‌سازی باشگاه مشتریان
سه ماه اول پس از پیاده‌سازی باشگاه مشتریان از حساسیت بالایی برخوردار است، زیرا آموزش های باشگاه مشتریان هنوز بصورت کامل در اپراتورها نهادینه نشده و مشتریان در شروع مسیر وفاداری هستند. بنابراین باید مطمئن شوید هر زمان که لازم بود می‌توانید از آموزش¬ها و راهنمایی‌های شرکت ارائه‌کننده باشگاه مشتریان استفاده کنید.
• پشتیبانی تلفنی توسط واحد مشتریان شرکت
• ثبت تیکت در پنل باشگاه مشتریان
• ارتباط از طریق پیام‌رسان هایی مانند تلگرام
• ارتباط و دسترسی ریموت به سیستم باشگاه مشتریان بصورت ویدئو کنفرانس
روش‌هایی هستند که باید بتوانید برای دریافت پشتیبانی کامل روی آن حساب کنید.